Dans cet épisode, Raphaële Fonsagrives, ancienne responsable communication interne et aujourd’hui consultante en communication, nous partage son expérience et son expertise dans la gestion de déménagements en communication interne. Quelles étapes ? Quelle temporalité ? Quels contenus et outils ? Quels conseils ?
Des réponses très concrètes et pragmatiques dans cet épisode de 29 mn.
Bonne écoute !
Déménagement et contexte
- Le nombre de collaborateurs concernés (50, 500, 1.000, 3.000, 5.000…)
- La distance entre le lieu de départ et le lieu « cible » (un étage, une rue, plusieurs kilomètres…)
- La durée globale du projet (déménagement dans un lieu existant, construction des futurs bureaux…)
- L’enjeu social éventuel derrière ce déménagement
Avec un double constat :
- « La résistance est à peu près proportionnelle à la distance qui sépare l’ancien bureau du nouveau »
- « Les plans de communication ne changent pas tant que ça et les objectifs restent les mêmes : il faut rassurer, engager et accueillir »
Les points clés dans la gestion d’un déménagement
Un déménagement n’est pas un sujet anodin pour les collaborateurs, et ce qu’il faut avoir en tête c’est qu’il s’agit d’un changement imposé.
« Il est impératif de laisser du temps de parole […] pour prendre conscience, ou découvrir ou avoir des confirmations sur les réticences, les sujets d’inquiétude et de préoccupation des collaborateurs, et pouvoir définir les points sur lesquels vous insisterez dans votre plan de communication. »
Il faut « chercher à impliquer les collaborateurs » dans la mesure du possible et « faire comprendre à la direction que c’est un projet d’entreprise ».
Enfin il est important de :
- « ne jamais sous-estimer le frein au changement,
- ne jamais craindre de donner trop d’informations,
- savoir s’appuyer sur des relais […]
- et très vite repérer […] toutes les parties prenantes qui vont pouvoir vous alimenter en contenu. »
« Il n’y a pas vraiment de mystères c’est-à-dire que quand on comprend que le collaborateur a des besoins, des attentes, des angoisses et qu’on sait y répondre, c’est-à-dire quand on lui demande son avis, quand on lui porte de l’intérêt, qu’on lui explique les choses, ça démine pas mal de choses »
Déménagement et temporalité
« Ce qui est sûr c’est que ça se prépare. On n’avertit pas les équipes du jour pour le lendemain […] plus on communique en amont, plus les collaborateurs se sentent concernés et surtout, plus vous arrivez à faire du déménagement un véritable projet d’entreprise.
Les points d’étape à considérer :
- La réunion d’annonce
- L’avancée du projet au long cours
- La dernière ligne droite avant le déménagement
- La veille du déménagement
- Le jour J
En termes de timing cela va dépendre de l’ampleur du déménagement et si « le déménagement est sensible, c’est le calendrier social qui rythmera vos prises de parole ».
Deux points à avoir à l’esprit :
- il faut commencer à communiquer le plus tôt possible mais « que quand vous êtes sûrs de vous et que vous avez des choses à dire »
- « l’une des choses les plus difficiles dans ce genre de projet, c’est de tenir la distance parce que ce sont des projets qui peuvent vraiment durer longtemps »
Contenus et outils
Un conseil « créer un comité éditorial ». Le contenu donné doit permettre de répondre aux questions des collaborateurs et de les aider à se projeter. « Le plus facile pour commencer à sensibiliser les collaborateurs, ça va être de parler de l’environnement des futurs locaux […] Après, ce qui va intéresser les collaborateurs c’est l’immeuble. […] Si vous voulez que le collaborateur se projette y a rien de tel que d’organiser ce qu’on appelle un espace témoin. ». Il convient aussi de répondre à la question « concrètement, comment va se passer le déménagement ? Qu’est-ce que moi collaborateur je vais devoir faire, qu’est-ce que je vais devoir préparer ? ». Et en vue du jour J deux questions auxquelles il est important de répondre et qui concerne : un, l’accès aux nouveaux locaux ; deux, l’accès à son propre bureau.
En termes d’outils « la bonne nouvelle c’est qu’on peut imaginer plein de choses » : vidéos teasing du futur quartier, visites, challenges de tri, affichage très grand format sur les futurs bureaux… des exemples riches et étayés donnés tout au long de l’épisode.
Il faut vraiment que vous vous mettiez à la place du collaborateur qui va déménager, et il faut que vous imaginiez tous les sujets sur lesquels vous aimeriez avoir des informations.