Dans cet épisode, Raphaële Fonsagrives, ancienne responsable communication interne et aujourd’hui consultante en communication, nous partage son expérience et son expertise dans la gestion de déménagements en communication interne. Quelles étapes ? Quelle temporalité ? Quels contenus et outils ? Quels conseils ?
Des réponses très concrètes et pragmatiques dans cet épisode de 29 mn.
Bonne écoute !
Podcast
Épisode 8 : Retour d’expérience sur la gestion d’un déménagement en communication interne
Dans cet épisode, Raphaële Fonsagrives, ancienne responsable communication interne et aujourd’hui consultante en communication, nous partage son expérience et son expertise dans la gestion de déménagements en communication interne. Quelles étapes ? Quelle temporalité ? Quels contenus et outils ? Quels conseils ?
Des réponses très concrètes et pragmatiques dans cet épisode de 29 mn.
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Déménagement et contexte
- Le nombre de collaborateurs concernés (50, 500, 1.000, 3.000, 5.000…)
- La distance entre le lieu de départ et le lieu « cible » (un étage, une rue, plusieurs kilomètres…)
- La durée globale du projet (déménagement dans un lieu existant, construction des futurs bureaux…)
- L’enjeu social éventuel derrière ce déménagement
Avec un double constat :
- « La résistance est à peu près proportionnelle à la distance qui sépare l’ancien bureau du nouveau »
- « Les plans de communication ne changent pas tant que ça et les objectifs restent les mêmes : il faut rassurer, engager et accueillir »
Les points clés dans la gestion d’un déménagement
Un déménagement n’est pas un sujet anodin pour les collaborateurs, et ce qu’il faut avoir en tête c’est qu’il s’agit d’un changement imposé.
« Il est impératif de laisser du temps de parole […] pour prendre conscience, ou découvrir ou avoir des confirmations sur les réticences, les sujets d’inquiétude et de préoccupation des collaborateurs, et pouvoir définir les points sur lesquels vous insisterez dans votre plan de communication. »
Il faut « chercher à impliquer les collaborateurs » dans la mesure du possible et « faire comprendre à la direction que c’est un projet d’entreprise ».
Enfin il est important de :
- « ne jamais sous-estimer le frein au changement,
- ne jamais craindre de donner trop d’informations,
- savoir s’appuyer sur des relais […]
- et très vite repérer […] toutes les parties prenantes qui vont pouvoir vous alimenter en contenu. »
« Il n’y a pas vraiment de mystères c’est-à-dire que quand on comprend que le collaborateur a des besoins, des attentes, des angoisses et qu’on sait y répondre, c’est-à-dire quand on lui demande son avis, quand on lui porte de l’intérêt, qu’on lui explique les choses, ça démine pas mal de choses »
Déménagement et temporalité
« Ce qui est sûr c’est que ça se prépare. On n’avertit pas les équipes du jour pour le lendemain […] plus on communique en amont, plus les collaborateurs se sentent concernés et surtout, plus vous arrivez à faire du déménagement un véritable projet d’entreprise.
Les points d’étape à considérer :
- La réunion d’annonce
- L’avancée du projet au long cours
- La dernière ligne droite avant le déménagement
- La veille du déménagement
- Le jour J
En termes de timing cela va dépendre de l’ampleur du déménagement et si « le déménagement est sensible, c’est le calendrier social qui rythmera vos prises de parole ».
Deux points à avoir à l’esprit :
- il faut commencer à communiquer le plus tôt possible mais « que quand vous êtes sûrs de vous et que vous avez des choses à dire »
- « l’une des choses les plus difficiles dans ce genre de projet, c’est de tenir la distance parce que ce sont des projets qui peuvent vraiment durer longtemps »
Contenus et outils
Un conseil « créer un comité éditorial ». Le contenu donné doit permettre de répondre aux questions des collaborateurs et de les aider à se projeter. « Le plus facile pour commencer à sensibiliser les collaborateurs, ça va être de parler de l’environnement des futurs locaux […] Après, ce qui va intéresser les collaborateurs c’est l’immeuble. […] Si vous voulez que le collaborateur se projette y a rien de tel que d’organiser ce qu’on appelle un espace témoin. ». Il convient aussi de répondre à la question « concrètement, comment va se passer le déménagement ? Qu’est-ce que moi collaborateur je vais devoir faire, qu’est-ce que je vais devoir préparer ? ». Et en vue du jour J deux questions auxquelles il est important de répondre et qui concerne : un, l’accès aux nouveaux locaux ; deux, l’accès à son propre bureau.
En termes d’outils « la bonne nouvelle c’est qu’on peut imaginer plein de choses » : vidéos teasing du futur quartier, visites, challenges de tri, affichage très grand format sur les futurs bureaux… des exemples riches et étayés donnés tout au long de l’épisode.
Il faut vraiment que vous vous mettiez à la place du collaborateur qui va déménager, et il faut que vous imaginiez tous les sujets sur lesquels vous aimeriez avoir des informations.
Épisode 7 : L’innovation participative par le prisme de la communication interne
Dans cet épisode, Fabienne Ravassard, ancienne dirigeante de communication interne et aujourd’hui aux manettes de Baïrlaa, nous éclaire, cas concrets à l’appui, sur le sujet de l’innovation participative par le prisme de la communication interne.
Qu’est-ce que l’innovation participative ? Dans quel cadre l’inscrire ? Quel rôle pour les communicants internes à ce sujet ? Quels conseils ? Des réponses dans cet épisode de 25 mn. Bonne écoute !
L’innovation participative : définition, prérequis et périmètre
On peut comparer l’innovation participative à une « potion magique » composée de deux ingrédients : un problème d’entreprise à résoudre, et une demande d’aide aux collaborateurs pour résoudre ce problème. Autrement dit, il s’agit de faire appel à la créativité des collaborateurs pour faire émerger des solutions à un problème . « […] c’est une posture de confiance envers les collaborateurs ». La confiance qui est d’ailleurs un des prérequis de l’innovation participative. Les deux autres prérequis étant qu’il doit s’agir d’un vrai problème pour l’entreprise, ou d’une vraie transformation, pour laquelle les collaborateurs auront une valeur ajoutée concrète.
Sur quels périmètres peut-on faire de l’innovation participative ? « Les thèmes de sollicitation sont aussi larges que peuvent l’être toutes les problématiques d’une entreprise ». En ce qui concerne le périmètre des collaborateurs à impliquer dans de telles démarches, l’innovation participative « […] peut se déployer pour n’importe quelle typologie de collaborateurs ou sur l’ensemble, […] ça va dépendre de l’objectif qu’on vise. […] Mais, surtout pour une première opération […], c’est très important de faire quelque chose qui soit le plus collectif possible et de s’adresser à tous. »
« A partir du moment où une intention stratégique est exprimée, y a forcément des pans sur lesquels les collaborateurs peuvent aider à produire des idées pour faire les choses »
Le rôle du communicant interne dans l’innovation participative
« Il s’agit d’ouvrir les frontières de chacune des directions et de faire en sorte que les gens collaborent ensemble autour d’un sujet qui est un des problèmes d’une des directions de l’entreprise. […] Il ne s’agit pas pour la communication interne de communiquer sur l’innovation participative mais il s’agit bien d’en faire. »
Concrètement le communicant interne peut s’emparer de ce sujet dans le cadre d’un plan de communication sur un sujet précis (qui doit être un des sujets à fort enjeu pour l’entreprise) en réfléchissant à la question suivante : « qu’est-ce qui, dans le dispositif de communication que je mets en place, peut laisser la place à l’action concrète des collaborateurs ? »
De façon concrète, une fois le principe d’une démarche d’innovation participative validé, on peut définir trois actions spécifiques à la charge du communicant interne :
- Présenter le contexte et le problème aux collaborateurs
- Formaliser clairement le but à atteindre, les objectifs « c’est-à-dire ce à quoi une fois le problème résolu, on veut arriver ensemble »
- Définir et « expliquer clairement la mécanique d’implication par laquelle les salariés seront sollicités pour pouvoir répondre finalement à ce problème et apporter leurs idées ou même directement parfois leurs actions. […] il faut avoir écrit les règles du jeu, les avoir bien définies, et ensuite c’est une mécanique d’animation que tout communicant interne sait piloter […] ».
« Qui y a-t-il que l’on pourrait confier aux collaborateurs, et qui aide l’entreprise ? Qu’est ce qui dans tel projet, pourrait être leur être demandé en termes de résolution de problème ? Si le communicant interne ose formuler cette question-là à ses interlocuteurs, que ce soit le DG, le DRH, le directeur d’un grand projet, il ouvre le champ des possibles pour monter une opération d’innovation participative. »
Pour aller plus loin
Vineet Nayar, « Employees first, customers second »
Le blog Baïrlaa
Épisode 7 : L’innovation participative par le prisme de la communication interne
Dans cet épisode, Fabienne Ravassard, ancienne dirigeante de communication interne et aujourd’hui aux manettes de Baïrlaa, nous éclaire, cas concrets à l’appui, sur le sujet de l’innovation participative par le prisme de la communication interne.
Qu’est-ce que l’innovation participative ? Dans quel cadre l’inscrire ? Quel rôle pour les communicants internes à ce sujet ? Quels conseils ? Des réponses dans cet épisode de 25 mn. Bonne écoute !
Épisode 6 : Retour d’expérience sur la mise en place d’un podcast en interne
Dans cet épisode, Hervé Bruneau, responsable communication interne et corporate chez Sodexo Pass France, partage avec nous son retour d’expérience sur la mise en place d’un podcast en interne. Pourquoi le choix de ce format ? Dans quel contexte ? Quels résultats ? Quels conseils ? Des réponses dans cet épisode de 25 mn qui laisse par ailleurs entrevoir comment la crise sanitaire a fait émerger de nouveaux formats de communication au sein des organisations. Bonne écoute !
Sodexo Pass France
Sodexo Pass France est une B.U du groupe Sodexo qui gère l’émission des titres de services (chèque ou carte Pass restaurant, chèque cadeau Tiers Groupé, Pass Cesu), et qui compte 330 collaborateurs répartis selon :
- Un siège social à Nanterre
- Une dizaine d’agences en province composée de commerciaux (qui représentent près d’un tiers des collaborateurs)
- Un site de production de chèques papiers
- Deux plateaux d’assistance téléphonique
Un contexte spécifique qui a favorisé la mise en place et le choix d’un podcast interne
Ce contexte c’est celui bien particulier de la crise sanitaire et de la période de confinement inhérente. Le travail est déporté au domicile des salariés et les situations varient sensiblement entre activité partielle et surcroit d’activité, en sus des situations personnelles de chacun. Le tout dans un contexte général « anxiogène ». Les outils habituels comme les mails et l’intranet étaient dans leurs limites, « il fallait insuffler plus d’humain et plus d’humanité […] et donc rajouter de la voix […] est apparu opportun et nécessaire. »
« […] ces podcasts ont été une réponse à une situation particulière vécue par l’ensemble des collaborateurs, à savoir cette situation de télétravail forcé et de confinement. La réalisation des podcasts ne s’inscrivait absolument pas dans une stratégie de communication qui avait été définie et qui avait été murement réfléchie. On a été vraiment sur une situation très réactive. »
L’humain au cœur du projet
De cette volonté d’humanité émane trois « objectifs » : permettre l’expression des collaborateurs sur leur vécu, mettre en lumière les impacts de la crise sanitaire sur la relation au travail et la relation aux autres, et faire découvrir des métiers peu connus ou au contraire fantasmés dans l’organisation ce qui « était aussi une façon un peu de revenir dans le réel, dans un contexte où tout était un peu irréel ».
Ça me semblait important aussi que les collaborateurs aient le moyen de partager les expériences personnelles et professionnelles de confinement qui étaient vécues différemment par chacun d’entre nous […] Ce que je voulais c’était une conversation immersive. Et je voulais qu’ils me parlent de leur rapport vie du travail et vie personnelle et du changement et des évolutions dans leur rapport aux autres
De façon pratico-pratique
Une collection de 4 épisodes de 10 à 12 minutes chacun, réalisés avec le concours d’un prestataire et notamment un journaliste. Des épisodes diffusés sur le site Intranet et accompagnés d’une communication spécifique par mail à l’ensemble des collaborateurs.
« Je crois qu’une des clés du succès des podcasts chez nous a été la relation de confiance qui a été établie avec le prestataire et la façon dont on a défini les rôles de chacun »
Le mot de la fin
« Je pense que le conseil qu’on peut donner, pour avoir des podcasts qui soient réussis, intéressants, et qui s’inscrivent dans la durée, c’est d’établir dès le départ un contrat de confiance entre vous et la personne interviewée. S’il n’y a pas cette confiance, s’il n’y a pas cette possibilité de parole, vous allez très vite retomber sur des schémas classiques de communication […] « langue de bois » »